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会计和财务管理软件能帮你做什么?

作者:山东捷君         上传时间:2020-07-07

尽管所有会计解决方案都包含财务管理的基本功能,但不同产品之间的功能存在显着差异。因此,至关重要的是要通过评估解决方案的功能如何帮助您满足特定需求来了解其健壮性。会计软件的要求可能会因公司规模和行业以及公司的地理位置而异。

会计系统应适应您现有的流程。重要的是要知道贵公司的哪些用户需要采取哪些步骤才能有效地转移资金。然后,您可以将搜索量身定制为一个系统,该系统可以处理您的工作流程并自动执行或简化该过程中的步骤。

准备将财务数据从旧系统转移到新系统也很重要。这对于实现成功至关重要,原因有几个,其中之一就是您的数据需要匹配新系统中的字段以保持其准确性。不完整或不正确的数据可能会完全改变您的数字和财务报表;还必须保留历史数据以用于合规性目的和分析。确保您了解需要保留哪些文件以符合财务法规。同样,您可以传输的历史信息越多,报告的相关性就越高。

会计软件的主要优点

通过消除计算中的人为错误风险来提高数据准确性。通过加强影响法规标准的活动来保持政府合规性。通过自动计算和简化的工作流程来加快整个会计流程。在中央位置轻松组织和访问数据。快速汇总各种会计报告。有效地将会计数据传递到组织中的各个部门。为什么使用会计软件?

会计软件的主要目的是管理公司的财务信息。通过使用会计软件,公司可以跟踪成本,收入和盈利能力,并遵守财务法规和会计标准。

什么人会使用会计软件?

会计,会计,首席财务官(CFO)和会计部门的其他成员使用会计软件。根据公司的规模及其运营的复杂程度,会计部门的规模可能会有所不同,可以包括一名负责所有事务的人员或许多负责特定财务操作(例如应付账款,应收账款,现金管理或费用管理)的员工。

独立会计师或为客户管理财务的会计公司也可以使用它。外部会计师可以使用自己的软件来帮助客户,或者他们可能需要使用客户的软件。

最后,对公司财务状况感兴趣的高管和企业所有者使用会计软件。高管通常需要访问报告和仪表板,并且很少管理交易或任何其他会计活动。

会计软件种类

不同类型的会计软件之间可能存在巨大差异。会计解决方案可以是非常通用的,并通过为中型和大型公司提供特定于行业的功能来提供任何公司都可以使用或极其复杂的基本功能。交付模型和解决方案模块的交付方式也很重要。

套件与最佳组合–会计系统可用于管理涉及支付的业务的任何方面,但是许多系统只是准系统:应付账款和应收账款。套件系统通常提供许多模块,这些模块集成了库存,费用,时间跟踪,工资单等,并使这些帐户之间的对帐变得容易且自动化。专业化程度更高的公司可能会更好地使用仅满足其需求的系统。例如,服务提供商可能只需要包含时间跟踪信息的总帐即可。同时管理费用的会计系统可能会最适合咨询公司。

云与本地–云与本地:云会计系统提供软件即服务(SaaS)定价模型,并在浏览器中运行。本地工具安装在客户拥有和维护的硬件上。

云–大多数新的会计工具都诞生于云中。他们的定价模型通常基于用户数量。基于云的软件解决方案易于实施,不需要硬件投资,并且允许您根据使用情况随时间付费。通常,云工具很难提供强大的脱机功能,使您可以在断开互联网连接的情况下完成操作并访问帐户。对于小型企业而言,云由于成本较低而通常是更好的选择。

本地–提供本地解决方案的许多供应商也提供其软件的云版本。使用本地工具的大多数客户会根据用户数量购买永久许可证,并支付年度维护费。本地系统可能是客户端-服务器工具,需要在每个用户的PC上安装软件,否则可能是基于浏览器的。本地工具需要IT支持来安装和维护,并且还需要对硬件进行投资。这些系统可以提供额外的安全性,并且通常可以在没有供应商参与的情况下进行定制。

公司规模–公司规模:小型企业通常会寻求一种价格较低,易于使用的界面,该界面涵盖典型的用例,例如账单和发票。这些可能是具有简单,标准报告功能的单次入账簿记,但大多数通常是基于云的,并且包含移动应用程序,从而为陷入困境的小型企业所有者提供了一定程度的便利。较大的公司将需要能够处理许多复杂帐户的软件,这些帐户需要来自多个角色的输入。这些应具有更严格的和解措施,因为更高的数量和更高的复杂性意味着出错的可能性更高。此外,审核跟踪和安全措施可帮助大型公司确保由许多不同员工维护的帐户的完整性。

行业–税法,法规和最佳做法因行业而异。您将需要确定专门满足行业标准的产品是最佳解决方案,还是足以满足您的需求定制的多功能解决方案。这可能适用于各种规模的公司,从小型企业到大型公司。

会计软件功能

所有会计解决方案都包含总帐和会计科目表的功能。因为GL和COA构成了任何财务系统的基础,所以没有它们就无法使用会计解决方案。默认情况下还包括其他功能,例如应付账款和应收账款,但是并非所有的会计解决方案都为其提供相同级别的支持。

预算和预测等更高级的功能包含在大中型公司的会计解决方案中,通常不包含在小型企业的会计软件中。这些功能也可以作为点解决方案提供,可与任何记帐系统一起使用,但它们包括与大多数流行记帐解决方案的现成集成。

最好的会计软件包括强大的核心功能,并且足够灵活,可以使公司与其他解决方案集成以实现高级功能。

共同特征

这些是会计软件的典型功能,可以在大多数解决方案中找到它们,并且是开箱即用的:

总分类帐和会计科目表

日记条目–通过基于先前输入的信息自动填充来提高用户效率。安排将来的条目。允许从外部来源上载日记帐分录。

标签/维度–能够使用可自定义的维度,类,类别等来标记总账中的所有交易。这些维度应在系统中任何交易,任何模块中可用,并可以进行报告。

审计跟踪–按时间顺序自动跟踪已影响特定操作,程序,事件或记录的活动。

应收账款

发票定制–发票模板的布局是完全可定制的,您可以添加或删除字段。这可以通过个性化模板来帮助优化开票流程。

AR自动化–自动化通过填充默认客户数据,设置来自客户的自动付款以及自动将客户收据与未完成的交易进行匹配来帮助用户提高效率。

收款自动化–系统使催款流程自动化,以帮助推动收款。

应付账款

AP自动化–通过使用重复或预定义的供应商值自动填充发票来简化发票。

采购订单处理–软件支持采购订单,并为采购人员,管理人员和应付帐款提供可视性,以简化采购到付款流程。

付款处理–能够管理,跟踪和报告多种付款类型。自定义并自动执行复杂的购买以支付工作流程。

成本管理

公司需要捕获,分类和分析不同类型的成本,以确定他们在交付的每种产品和服务上花费了多少。产品或服务的最终成本以及公司的整体盈利能力可能受许多因素影响,包括内部(浪费或资源分配不当)和外部(市场波动)。

现金流量管理

公司使用此功能来收集,管理和使用现金。由于现金管理不仅涉及现金,还涉及可以轻松转换为现金的任何资产,因此该模块还可用于跟踪公司的流动性。

报告和关键绩效指标

提供的常规报告涵盖所有标准财务报表,并满足业务的基本需求。大多数会计解决方案中通常包含的其他标准报告包括:应收账款账龄报告,库存评估,现金流量报告等。

对于需要随时随地访问其会计系统的能力的经理和企业所有者而言,移动应用程序或对移动设备友好的报告至关重要。

其他会计功能

这些功能通常不包含在小型企业的会计解决方案中,因为它们并不总是必需的。该规则也有例外,许多供应商都提供了附件,积分解决方案以及与软件的集成以补充其产品。

多实体/合并–多分类帐和多租户架构。自动合并,实体间交易和抵销。

识别规则–通过定义识别模板自动识别收入和费用。

对帐–交易是从源系统导入的,并且自动匹配可以对大部分交易进行对帐。包括灵活的用户,用户定义的匹配和分组规则,以帮助减少产生准确对帐所需的时间。

时间和费用以及工资核算处理:自动的时间和费用批准,报销和报告。薪资与外部薪资提供商集成,可自动记录薪资。

自定义报告–用户创建的以满足特定要求的报告。如果可以在Excel中构建它,则可以在自定义报告编写器中构建它。

预算/预测–创建和修改无限数量的预算,以及计划和预测方案。基本预算对于各种规模的公司(包括自由职业者和小型企业)都非常有用,而预测是企业必备的功能。

仪表板–一种易于阅读的,通常为单页的实时用户界面,以图形方式显示组织关键绩效指标(KPI)的当前状态和历史趋势,以实现即时,明智的决策。

平台

自定义–允许管理员自定义功能以适应其独特的流程。包括创建自定义对象,字段,规则,计算和视图的功能。

工作流功能–使流程自动化,该流程需要一系列步骤,通常需要多个不同用户的干预。管理员可以编写规则来确定用户需要谁以及何时完成某个步骤。还包括用户需要采取措施时的通知。

用户,角色和访问管理–基于用户,用户角色,组等授予对选择数据,功能,对象等的访问权限的能力。某些解决方案提供高级访问权限,例如允许用户仅访问查看或更改销售或购买发票的一部分。

国际化–使用户能够查看和处理具有多种语言和货币的相同内容的业务。有时,当地法规可能要求发票和其他财务文件中包含特定格式和详细信息。

性能和可靠性–软件始终可用(正常运行时间),并且使用户能够快速完成任务,因为他们不等待软件对所执行的操作做出响应。

输出文档生成–允许管理员创建模板,这些模板使用户能够基于应用程序中存储的数据快速生成各种格式的动态文档。

积分

数据导入和导出工具–能够通过结构化文件批量输入,修改和从应用程序中提取数据的功能。会计供应商提供自己的工具或第三方应用程序来导入和导出数据。

集成API –应用程序如何与其他软件通信的规范。API通常可以将数据,逻辑,对象等与其他软件应用程序集成在一起。

合作伙伴应用程序的广度:合作伙伴应用程序通常提供互补的,同类产品中最好的功能。

与会计软件相关的趋势

机器人与人工智能–尽管会计人工智能已经处于早期阶段,但越来越多的供应商开始将其纳入其产品范围。这些供应商中的大多数都发布了使用机器学习和AI来帮助会计师完成日常任务的智能助手。所有类型的公司,包括自由职业者和小型企业,都可以从会计智能助手中受益。

两层实施–由于某些会计解决方案和ERP系统的局限性,公司有时选择采用两种单独的解决方案来管理其财务。例如,制造商可能会选择提供强大的生产功能但会计功能薄弱的ERP,以及可以更好地满足其需求的其他会计解决方案。

会计软件的潜在问题

寻求会计解决方案的企业所有者和管理人员应意识到此类软件可能存在的一些挑战和局限性:

国际化–并非所有会计服务都可以在美国境外处理业务。如果您的企业使用其他货币或语言进行交易,这会将您的搜索范围缩小到有效国际化的系统。

合规性–有许多会计标准和财务规定;并非所有会计系统都涵盖所有这些。通常包括用于合规目的的基本财务报表和报告,但是您需要确保涵盖特定于您行业的财务合规功能。

合并–在多个地点使用会计系统时,需要合并所有财务信息以在公司级别进行处理。当所有用户都使用一个计费解决方案时,这不是问题,但是当使用单独的解决方案或同一软件的不同版本时,这将成为一个挑战。

访问敏感数据–会计系统存储个人和企业财务数据,例如银行帐户和信用卡信息,以及其他机密信息,包括社会保险号。因此,至关重要的是确保只有有限数量的用户可以访问此类信息,并确保其免受诸如病毒或黑客攻击之类的外部威胁。供应商需要解决的一个重大挑战是“带上自己的设备”趋势,这意味着用户需要在其个人移动设备上访问计费应用程序,这些应用程序并不总是安全或不受病毒感染的。

集成–会计软件中管理的许多信息与大型ERP系统共享,并可以被其利用;通常,这些系统可能会提供自己的会计模块。确保会计信息可以与当前系统很好地集成,或者将搜索范围扩展到可以管理公司所有资源的更复杂的系统,这是选择正确软件的关键。

与会计软件相关的软件和服务

软件

点解决方案填补了会计解决方案或ERP系统模块所未发现的空白。它们的目的是为记帐中已经存在的模块(例如AP和AR)提供附加功能。会计点解决方案的示例包括:AP自动化,AR自动化,预算和预测,财务计划,现金管理等。虽然小公司可以使用它们,但这些解决方案更适合大中型企业。

高级会计是指为复杂的财务分析而设计的复杂软件。这些解决方案通常称为企业绩效管理或企业绩效管理,它们提供了数据收集,重复数据删除,处理和分析的功能,这些功能通常不包括在会计系统中。CPM软件还可用于创建复杂的预算并基于历史财务数据提供预测信息。

服务

企业主有时会将部分或大部分财务管理活动外包。例如,许多小公司更喜欢将工资单处理工作外包给专业公司。大型公司有时会选择按需首席财务官取代大型会计部门(一名会计专家,仅在需要时才聘用,这是临时的)。

对于具有复杂需求的中型和大型公司而言,处理财务文件可能是一个不错的选择。公司无需购买诸如文档管理或AP / AR自动化之类的附加软件,而是可以依靠使用此类解决方案的服务提供商来为其客户自动化财务操作。

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